Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tässä rekisteri- ja tietosuojaselosteessa kuvataan, miten Suomen eOppimiskeskus ry käsittelee henkilötietoja Learning Factory -palvelun, verkkokurssien, koulutusten, tapahtumien, ilmoittautumisten, asiakasviestinnän, laskutuksen, markkinoinnin ja uutiskirjeiden yhteydessä. Suomen eOppimiskeskus ry toimii tässä selosteessa kuvatussa henkilötietojen käsittelyssä rekisterinpitäjänä. 

Käsittelemme henkilötietoja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen, kansallisen tietosuojalainsäädännön sekä muun soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.

1. Rekisterinpitäjä

Suomen eOppimiskeskus ry
c/o Crazy Town, Parkki
Raatihuoneenkatu 21-23
13100 Hämeenlinna

Y-1899013-7

Suomen eOppimiskeskus ry:stä käytetään tässä selosteessa jäljempänä nimityksiä “Rekisterinpitäjä” ja “Palveluntuottaja”.

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Niina Kesämaa
niina.kesamaa@eoppimiskeskus.fi
040 827 6378

3. Rekisterin nimi

Learning Factory -palvelun asiakas- ja markkinointirekisteri

4. Rekisterin käyttötarkoitus

Rekisterin käyttötarkoituksena on Learning Factory -palvelun asiakas- ja sidosryhmäsuhteiden hoito sekä koulutus- ja palvelutuotteiden markkinointi ja myynti.

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

• Learning Factory -palvelun asiakkuuden hallinta
• verkkokurssien, koulutusten, tapahtumien ja digitaalisten materiaalien tarjoaminen
• koulutusten ja tapahtumien ostotapahtumien toteuttaminen
• ilmoittautumisten ja osallistumisten hallinta
• käyttäjätilien luominen ja hallinnointi
• kirjautumisen mahdollistaminen
• kouluttajien ja osallistujien välinen viestintä
• asiakkuuden ja sidosryhmäsuhteiden hoitaminen
• asiakaspalvelu ja yhteydenottoihin vastaaminen
• laskutus, maksujen käsittely ja kirjanpito
• koulutuksiin, tapahtumiin ja palveluihin liittyvä tiedottaminen ja viestintä
• uutiskirjeiden ja muun sähköisen viestinnän lähettäminen
• asiakassuhteeseen perustuva suoramarkkinointi
• markkinointilupien ja markkinointikieltojen hallinta
• palvelun kehittäminen
• lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen

Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille markkinointitarkoituksiin.

5. Määritelmät

”Rekisterinpitäjällä” tarkoitetaan Palveluntuottajaa, joka määrittää henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot.

”Lainsäädännöllä” tarkoitetaan mitä tahansa kansallisia tietosuojalakeja, Euroopan unionin tietosuoja-asetusta (2016/679, ”GDPR”) sen soveltamispäivästä alkaen (25.5.2018) ja mahdollista tulevaa, kulloinkin voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

“Henkilötiedoilla” tarkoitetaan kaikkia tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön liittyviä tietoja; tunnistettavissa olevana pidetään luonnollista henkilöä, joka voidaan suoraan tai epäsuorasti tunnistaa erityisesti tunnistetietojen, kuten nimen, henkilötunnuksen, sijaintitiedon, verkkotunnistetietojen taikka yhden tai useamman hänelle tunnusomaisen fyysisen, fysiologisen, geneettisen, psyykkisen, taloudellisen, kulttuurillisen tai sosiaalisen tekijän perusteella.

”Alihankkijalla” tarkoitetaan käsittelijää, joka Palveluntuottajan toimeksiannosta suorittaa tämän tietosuojaselosteen mukaista Käsittelyä Palveluntuottajan lukuun.

6. Palveluntuottajan ja alihankkijoiden roolit ja henkilötietojen kerääminen

Palveluntuottaja tarjoaa asiakkailleen digitaalisia verkkotuotteita kuten verkkokursseja, julkaisuja ja muita koulutukseen liittyviä verkkopalveluja. Palveluntuottaja toimii henkilötietojen rekisterinpitäjänä.

Kerättävät henkilötiedot jakaantuvat kahteen ryhmään: 1. henkilöasiakkaat, jotka käyttävät Palveluntuottajan palveluita sekä 2. Yritys- ja yhteisöasiakkaat, jotka hankkivat yrityksen palveluita.

Palveluntuottaja käyttää seuraavia alihankkijoita henkilötietojen käsittelyssä.

Verkkokurssitehdas Oy tarjoaa Palveluntuottajalle pilvipalveluna toimivan Verkkokurssikone-alustan verkkokurssien myyntiä ja jakelua varten. Palveluntuottaja toimii syntyvien henkilörekisterien suhteen yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) ja muun kulloinkin voimassa olevan soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisena rekisterinpitäjänä. Verkkokurssitehdas toimii henkilötietojen käsittelijänä Palveluntuottajan lukuun.

WP-Engine (https://wpengine.com) on kansainvälinen palvelinpalveluiden tarjoaja ja se toimii Verkkokurssitehdas Oy:n palvelinpalveluiden tarjoajana. Palvelimet sijaitsevat Suomessa. Verkkokurssikone-alustalla käsiteltävät Learning Factory -palvelun henkilötiedot tallennetaan WP Enginen palvelinympäristöön. Muita henkilötietoja voidaan käsitellä myös tässä selosteessa kuvatuissa järjestelmissä, kuten maksunvälityksen, asiakasviestinnän, analytiikan ja sähköpostin yhteydessä. Henkilötiedot siirtyvät automatisoidusti WP-Enginen palveluun, kun järjestelmään syötetään henkilötietoja.

Koulutuskoneessa on kaksi erillistä käyttäjätasoa, joista molempiin voidaan kerätä erilaista käyttäjätietoa.

Ryhmänjohtaja

Ryhmänjohtajasta voidaan kerätä seuraavia tietoja: nimi, sähköpostiosoite, posti- ja laskutusosoitteet. Ryhmänjohtaja voi tallentaa itsestään lisäksi seuraavia tietoja: kotisivujen verkko-osoite, tietoa itsestään (tekstikenttä, johon voi vapaasti kirjoittaa lisätietoja itsestään), lisätä oman kuvan tai linkittää Gravatar-tilin. Lisäksi järjestelmä tallentaa lokitietoja, ryhmänjohtajan tai muun ylläpitäjän ja opiskelijan välisiä keskusteluja sekä opiskelijoiden keskustelupalstojen tietoja.

Opiskelija

Opiskelijasta voidaan kerätä seuraavia tietoja: nimi, sähköpostiosoite, posti- ja laskutusosoitteet, verkkokurssien opiskelijatietoja kuten kurssimäärät, arvosanat, tehtävätiedot ja muut mahdolliset opiskelijoiden itse kirjaamat tiedot sekä opettajien arvioinnit. Lisäksi järjestelmä tallentaa lokitietoja, opettajan ja opiskelijan välisiä keskusteluja sekä opiskelijoiden keskustelupalstojen tietoja.

Sekä ryhmänjohtaja että opiskelija kirjautuvat järjestelmään sähköpostiosoitteen ja salasanan avulla. Joidenkin kurssien tai koulutusmateriaalin kohdalla myös osoitetiedot ovat välttämättömiä. Ilman näitä järjestelmään ei voi kirjautua eikä sitä käyttää. Muut järjestelmään tallennettavat tiedot liittyvät kurssien opiskeluun.

Sisällöt julkaistaan Verkkokurssikone-alustalla, jonka maksuvälittäjänä palvelun verkkokaupassa toimii Visma Pay (Visma Payments Oy, y-tunnus 2486559-4). Se on rekisteröity Finanssivalvonnan ylläpitämään maksulaitosrekisteriin. Maksamiseen siirrytään Visma Payn verkkopalvelun kautta. Visma Pay välittää maksut verkkokauppiaalle.

Maksutapahtumassa asiakkaalla on mahdollisuus hyödyntää alennukseen oikeuttavaa koodia.

Maksaminen on turvallista, sillä kaikki maksutapahtumaa koskevat tiedot välitetään salattua yhteyttä käyttäen niin ettei kukaan ulkopuolinen taho näe maksutapahtuman tietoja. Kauppa syntyy verkkokaupan asiakkaan ja verkkokaupan välille. Verkkokaupan vastuulla ovat kaikki kauppaan liittyvät velvoitteet: https://www.vismapay.fi 

Yritysten ja yhteisöjen ostot voivat toteutua myös laskutuksella. Tällöin Palveluntarjoaja kysyy asiakkaan laskutustiedot. Asiakkaan verkkopankkimaksamisen tai luottokortin tiedot eivät tallennu yrityksen järjestelmiin vaan jäävät maksujenvälityksestä vastaavan yrityksen tietoihin.

Markkinoinnin automaation toteuttamiseen Palveluntuottaja käyttää FluentCRM:n viestikeskusta. Henkilöstä voidaan kerätä seuraavia tietoja: nimi, sähköpostiosoite.

Asiakasmarkkinoinnissa Palveluntuottaja kysyy henkilötietojen keräämisen yhteydessä erikseen markkinointiluvan. Markkinointikieltojen ylläpito toteutuu automatisoidusti ja asiakkaan on helppo poistua markkinointilistaltamme. Palveluntuottaja ei käytä sähköisessä markkinoinnissa sähköpostiohjelmien massalähetystoimintoja vaan jokainen viesti lähetetään yksilöidysti ja erikseen henkilölle. Näin vastaanottajan sähköpostiosoite ei näy kenellekään muulle kuin vastaanottajalle.

7. Mihin tarkoitukseen henkilötietoja voidaan käyttää ja millä oikeusperusteilla?

Palveluntuottaja kerää henkilötietoja voidakseen täyttää lakisääteiset ja sopimusten mukaiset velvollisuudet. Henkilötietoja tarvitaan laskutusta varten. 

Lisäksi asiakastietoja voidaan käyttää koulutuksia koskevaan viestintään ja markkinointiin. Viestinnän ja markkinoinnin toteutuksesta ja markkinointikielloista vastaa Palveluntuottaja. Mikäli henkilötietoja aiotaan käyttää markkinointiin, kysytään henkilötietojen keräämisen yhteydessä erikseen markkinointilupa.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteina ovat:

• sopimuksen täytäntöönpano, kun käsittelemme tietoja palvelun, koulutuksen, tapahtuman tai verkkokurssin toteuttamiseksi
• lakisääteinen velvoite, kun käsittelemme tietoja esimerkiksi kirjanpitoa ja laskutusta varten
• suostumus, kun käsittelemme tietoja esimerkiksi uutiskirjeen lähettämistä tai ei-välttämättömiä evästeitä varten
• oikeutettu etu, kun käsittelemme tietoja esimerkiksi asiakassuhteen hoitamiseen, asiakasviestintään, palvelun kehittämiseen ja asiakassuhteeseen perustuvaan markkinointiin

8. Miten Palveluntuottaja suojaa henkilötietoja?

Kunnioitamme henkilötietojen luottamuksellisuutta. Rekisteri on talletettu salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuun tietokantaan, johon on pääsy Palveluntuottajan valtuuttamilla henkilöillä.

Käyttäjät rekisteröityvät järjestelmään käyttämällä käyttäjätunnuksena sähköpostiosoitetta ja valitsemalla salasanan itse. Pääkäyttäjät näkevät rekisteröityjen henkilöiden sähköpostiosoitteet, mutta eivät salasanaa.

9. Yksityisyyden suojaan liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeuksia Palveluntuottajan hallussa oleviin henkilötietoihin liittyen. Näitä oikeuksia ovat:

1. Oikeus pyytää pääsyä tutustumaan hallussamme oleviin omiin henkilötietoihin.
2. Oikeus pyytää korjausta virheellisiin tai puutteellisiin tietoihin.
3. Tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä.
4. Oikeus pyytää tietojen poistamista rekistereistä.
5. Oikeus kieltää suoramarkkinointitarkoituksia varten henkilötietojen kerääminen sekä suoramarkkinointi.
6. Oikeus saada rekistereissämme olevat henkilötiedot sähköisessä muodossa.

Mikäli tietojen käsittely perustuu suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa.

Yllä mainituista oikeuksista huolimatta Asiakkaan antamia tietoja voidaan silti käsitellä lakisääteisten velvoitteiden toteuttamiseksi.

10. Kuinka kauan henkilötietoja säilytetään

Vanhentuneet ja tarpeettomat tiedot hävitämme asiaankuuluvalla tavalla. Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan, kuin se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen henkilötietojen käsittelytarkoitusten toteuttamiseksi.

Käyttäjätiliin ja kurssisuorituksiin liittyviä tietoja säilytetään niin kauan kuin käyttäjätili on aktiivinen tai tietoja tarvitaan kurssin toteuttamiseen, todentamiseen tai asiakassuhteen hoitamiseen. Laskutus- ja kirjanpitotietoja säilytetään kirjanpitolainsäädännön edellyttämän ajan. Markkinointilupia ja -kieltoja koskevia tietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen lupien ja kieltojen noudattamiseksi. Yhteydenottolomakkeiden ja sähköpostien tietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen asian käsittelemiseksi tai asiakassuhteen hoitamiseksi.

11. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Palveluntuottaja voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä alihankkijoita, joilla voi olla pääsy henkilötietoihin EU-/ETA-alueen ulkopuolella. Huolehdimme siirtojen asianmukaisesta ja lainmukaisesta toteuttamisesta henkilötietojen käsittelyä koskevan lainsäädännön mukaisesti.

12. Verkkosivujen seuranta

Palveluntuottajan verkkosivut ovat kaikille avoimia eikä sivujen selaaminen edellytä rekisteröintiä. Sivustolla kerätään verkkopalvelun käytöstä tilastotietoja sivuston kehittämisen tueksi. Verkkosivujen seuranta toteutetaan Google Analytics -palvelulla ja sen mahdollistamien tilastotietojen avulla.

Analytiikka- ja markkinointityökaluilla voidaan käsitellä verkkotunnisteita, evästetunnisteita, laitteen ja selaimen tietoja sekä käyttötietoja. Ei-välttämättömiä evästeitä käytetään käyttäjän suostumuksen perusteella.

13. Evästeiden käyttö

Verkkosivuilla käytetään evästeitä. Evästeitä käytetään tilastoinnin lisäksi sen takaamiseksi, että palvelu on turvallinen, tehokas ja käyttäjäystävällinen.

14. Yhteydenottolomakkeet verkkosivuilla

Verkkosivuilla voi olla käytössä yhteydenottolomakkeita, joiden avulla sivuilla vieraileva voi jättää yhteydenotto- tai tarjouspyynnön. Lomakkeessa voidaan kysyä seuraavia tietoja:

• Nimi
• Sähköposti
• Puhelin
• Yrityksen nimi
• Vapaa teksti

Yhteydenottolomakkeen tiedot siirtyvät automatisoidusti Palveluntuottajan sähköpostiin ja CRM-järjestelmään.

15. Sähköpostijärjestelmän käyttäminen

Palveluntuottajan sähköpostiosoitteisiin (@learningfactory.fi ja @eoppimiskeskus.fi -päätteiset sähköpostiosoitteet) lähetetyt kyselyt sekä muut Palveluntuottajan toimenpiteitä edellyttävät sähköpostiviestit tulevat Palveluntuottajan omaan sähköpostilaatikkoon. 

Sähköposteja käsittelevät ne Palveluntuottajan henkilöt, joiden työtehtäviin asian käsittely kuuluu. Sähköpostijärjestelmään pääsy edellyttää kirjautumista käyttäjätunnuksella ja salasanalla.

16. Yhteydenotto

Kyselyitä tietosuojaselosteeseen liittyen voit lähettää sähköpostilla osoitteeseen info@learningfactory.fi.

Sinulla on myös aina oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa asuinpaikkasi tai työpaikkasi sijaitsee, mikäli katsot, että emme ole käsitelleet henkilötietojasi soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Lisätietoja löytyy osoitteesta: https://tietosuoja.fi

17. Henkilötiedot sosiaalisen median kanavissa

Palveluntuottaja käyttää sosiaalisen median kanavia viestinnässä ja markkinoinnissa. Sosiaalisen median kanavissa olevia henkilötietoja ei liitetä käsin tai automatisoidusti Palveluntuottajan henkilörekistereihin tai alihankkijan palveluihin ilman erikseen kysyttyä lupaa.

Meta-markkinoinnissa voidaan käyttää pikseleitä. Pikseleiden ja verkkosivuanalytiikan avulla seurataan ja parannetaan markkinoinnin tehoa. Pikseleiden avulla voidaan käsitellä verkkotunnisteita, evästetunnisteita, laitteen ja selaimen tietoja sekä käyttötietoja käyttäjän suostumuksen mukaisesti.

18. Automaattinen päätöksenteko

Asiakas ei joudu automaattisen päätöksenteon (profilointi) kohteeksi antamiensa henkilötietojen perusteella. 

19. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Pyrimme jatkuvasti kehittämään palvelujamme ja siksi pidätämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä tällä sivulla. 

Päivitetty 12.5.2026